Prensa, la estrategia.

Cómo celebrar una conferencia de prensa
Cuando se produzca una grave infracción a la libre expresión o exista evidencia de un conjunto de tendencias alarmante, las organizaciones necesitan un evento de medios notorio para atraer la atención de la prensa de manera rápida y eficaz.

Una conferencia de prensa es una reunión formal y preparada entre miembros de la prensa y representantes de una organización. Las conferencias de prensa normalmente consisten en alguien que pronuncia un breve discurso y luego responde a preguntas de los medios y que también está disponible para entrevistas de seguimiento.

Ésta es una manera eficaz de hacer llegar la noticia básica a todos los medios de una sola vez y crear un evento de noticias. Sin embargo, puesto que asistir a conferencias de prensa implica un esfuerzo considerable de parte de los medios, debe haber algo específico que los medios obtengan de la conferencia que no puedan obtener de un comunicado de prensa o una entrevista telefónica.

Entre los eventos o elementos que pueden asegurar una conferencia de prensa están:
Oportunidades para que los medios obtengan tomas de video o fotografías de impacto
Todas las figuras clave relacionadas con un tema en un solo lugar al mismo tiempo hacen declaraciones y responden a preguntas
Oportunidades únicas para entrevistas personales con figuras clave tras la conferencia de prensa.
Nuevos análisis o noticias que serán de interés a los públicos de los medio

Sugerencias y trucos
No avise con menos de dos días de anticipación. Lo mejor es al menos una semana
Comience siempre a tiempo, incluso si sólo han llegado unas cuantas personas
Haga unas cuantas presentaciones breves, para que los periodistas tengan tiempo suficiente para plantear preguntas
Asegúrese de que las presentaciones no se extiendan más de 10 minutos
La conferencia de prensa no deberá durar más de 30 a 45 minutos en total (con presentaciones y el periodo de preguntas)
Evite la jerga. Asegúrese de que los presentadores hablen en términos básicos que el público en general comprenda
Ofrezca un juego de prensa con información pertinente que incluya las biografías de los oradores, comunicado de prensa, informes y contactos (lea más sobre Juegos de prensa)

Cómo escribir un comunicado de prensa
Un comunicado de prensa es una de las maneras más comunes en que una organización presenta información a los medios. Un comunicado de prensa se puede usar para informar a los medios (y a través de ellos, al público) sobre muchas cosas, entre ellas: un evento que su organización esté planeando, el inicio de una campaña, la respuesta de su organización a acontecimientos recientes e información de antecedentes sobre una situación de derechos humanos.

Antes de escribir un comunicado de prensa:
Pregúntese lo siguiente: ¿Por qué es este acto o tema de interés periodístico?
Un tema que necesite una cantidad importante de información e interés para obtener un comunicado de prensa completo.
Las noticias con enlaces fuertes son las que más probablemente obtendrán cobertura. He aquí algunos ejemplos de enlaces fuertes de las noticias:
Nuevos anuncios: ¿Es su noticia "innovadora" o "exclusiva"?
Adaptación al lugar de una noticia nacional o internacional: Mostrar la forma en que una noticia de última hora nacional o internacional tiene impacto local.
Interés humano: noticias personales cautivantes de gente real, que describan sus triunfos, tragedias, penurias y aventuras para subrayar una cuestión más amplia
Aniversarios: volver a una noticia un año, una década, o 25 años después puede ser un enlace eficaz.
Eventos especiales: ¿está preparando una manifestación, marcha o conferencia? Explique el tema y su importancia con la intención de atraer gente a su evento.
Respuestas o reacciones: ofrecer un punto de vista alternativo a una noticia de última hora le da la oportunidad de capitalizar la cobertura existente al tiempo que logra que se escuche su versión de la noticia
Si no hay suficiente información o el tema no es suficientemente pertinente para tener un fuerte enlace con la noticia, puede ser más eficaz no hacer un comunicado de prensa completo y en su lugar emitir una declaración de asesoría de medios o de prensa, que puede ofrecer una lista de expertos disponibles para entrevistas sobre una noticia de última hora.

Determine si su organización es la mejor equipada para informar a los medios sobre este asunto y si es así , por qué.
Esto se deberá destacar en su comunicado de prensa, para poder demostrar que su organización es una autoridad en el tema.

Defina su público objetivo
¿A qué grupo de gente está tratando de llegar?
¿Hay sólo uno o son varios?
¿Qué empresa de medios es la mejor para llegar a esas personas?

Cada comunicado de prensa deberá:
Estar impreso en el papel membretado oficial de su organización.
Si esto no es posible, asegúrese de que el encabezado incluya el nombre y logotipo de su organización además de información de contacto en el que se pueda hacer contacto con los miembros o funcionarios de su organización para obtener más información.
Siempre debe estar mecanografiado y a doble espacio
Manténgalo breve y sencillo: idealmente un comunicado de prensa deberá tener una página y nunca más de dos.

En la parte superior de la página incluya
La fecha
A quién está dirigido el comunicado (por ejemplo, editor de noticias)
Si el comunicado de prensa es "para publicación inmediata" o "embargado" (esto es, que no se debe publicar antes de cierta hora o fecha; si es así, incluya estas condiciones)

Empiece con un encabezado interesante en negritas que comunique el mensaje principal de la noticia
Evite la jerga
Si tiene imágenes relacionadas con la noticia,incluya la mejor o las dos mejores y ofrezca más a solicitud.

Siga esas directrices
Párrafo 1: explique el problema o evento y de información clave
Responda los "5 pronombres interrogativos": ¿Quién?  ¿Qué? ¿Cuándo? ¿Dónde? ¿Por qué?
Párrafo 2: suministre el contexto del problema o evento
Cuente al menos con una cita de un experto o vocero local
Si estas personas están disponibles para entrevistas, incluya una semblanza biográfica en una sección separada al final del comunicado de prensa. Esto facilitará a los periodistas hacer un seguimiento con entrevistas (y por lo tanto hará que sea más probable).
Párrafo 3: solución o llamado a la acción sugeridos
Termine con una minideclaración de misión que esboce el objetivo de su organización y su papel en la solución o llamado a la acción
¿Por qué está enviando su organización este comunicado de prensa? ¿Qué hace de usted la mejor fuente de información sobre este tema?
¿Cómo se puede entrar en contacto con su organización para obtener más información?

Cómo distribuir un comunicado de prensa
Sea selectivo. Muchas empresas de medios de comunicación reciben cientos de comunicados de prensa al día. Elija con prudencia cuándo emitir un comunicado de prensa, de modo que la información de su grupo siga teniendo impacto en la sala de redacción.
Comuníquese con los medios directamente antes de emitir el comunicado de prensa.
El jefe de personal, editor de noticias o editor en general recibe los comunicados de prensa.
También puede ser útil dirigirse a los departamentos de empresas de medios de comunicación que con mayor probabilidad imprimirán su noticia (es decir, ¿está su noticia relacionada con un evento internacional? Envíela al editor de la sección "Internacional" de su periódico local).
Comuníquese con esas personas (o contactos de medios que ya pudiera tener) en las empresas de medios de comunicación clave.
Envíe la noticia, avise que  esta enviando un comunicado de prensa y responda a las preguntas que pudiera haber.
Tenga en cuenta los horarios de las empresas de medios de comunicación. Envíe un comunicado de prensa de modo que llegue temprano por la mañana (es decir, para que llegue a la reunión editorial de ese día).
Emita un comunicado de prensa en un día tranquilo en lo que respecta a noticias. Esto hace más probable que su noticia reciba cobertura, pues no estará compitiendo con otras noticias importantes.
Emita un comunicado de prensa inmediatamente después de un evento. Es más probable que reciba cobertura si el tema es oportuno.
Cubra su propio evento. Si usted no está cubriendo el evento de su organización, ¿cómo espera que los medios lo hagan? Publique información y el comunicado de prensa en su sitio web; use los sitios de redes sociales y lista de correo electrónico de su organización para distribuir la información a través de sus propias redes.

Después de distribuir un comunicado de prensa
Haga un seguimiento. Llame a la persona a quien está dirigido el comunicado de prensa para asegurarse de que lo recibió y vea si le interesa. Prepárese para responder preguntas y resumir el comunicado de prensa por teléfono. Ésta es otra oportunidad de hacer que los medios se interesen en cubrir su noticia.

Mantenga una lista de contactos de medios. Registre el nombre de la persona de los medios con quien se comunicó durante este proceso y vuélvase a comunicar con esas personas la siguiente vez que emita un comunicado de prensa. De esta manera, con el tiempo, hará contactos personales dentro de los medios y evitará tener que comenzar desde cero cada vez, lo que hará que obtener cobertura para sus noticias en el futuro sea un proceso más directo.

Cómo preparar un juego de prensa
Un juego de prensa es una recopilación de información proporcionada a los reporteros en los actos de medios, como las conferencias de prensa. Los juegos de prensa también se pueden enviar a los reporteros que fueron invitados a un acto de medios pero no asistieron.

Son una herramienta importante, además de una manera para que su organización encuadre su cobertura y un recurso invaluable para los medios. Sin embargo, para que los juegos de prensa sean útiles, debe asegurarse de que sean tan oportunos y concisos como sea posible.

Hay dos tipos de juegos de prensa que son útiles para los grupos de libertad de expresión:
1 Un juego de prensa genérico para su organización.
Esta clase de juego de prensa ofrece información general sobre su grupo.
Deberá incluir una historia breve, su enfoque o declaración de misión, nombres de los miembros de la mesa directiva, y un boletín o informe anual.

2 Un juego de prensa enfocado en un tema específico.
Esta clase de juego de prensa deberá estar enfocado en un tema o campaña específico en que su organización esté participando o que esté promoviendo.
Deberá contener algo de información de antecedentes sobre su grupo para ofrecer contexto y credibilidad, pero se deberá enfocar principalmente en el tema.
Un juego de prensa normalmente asume la forma de una carpeta que se abre para revelar dos bolsillos.

El bolsillo derecho contiene la información clave. Esto puede incluir:
Su comunicado de prensa principal (si es un juego de prensa sobre un tema específico)
Una hoja de datos de una página sobre el tema o su organización
La declaración en forma impresa y la lista de oradores, si se distribuyó en una conferencia de prensa
El boletín o informe más reciente de su organización.
Una tarjeta de presentación, unida con un clip al frente del bolsillo

El bolsillo izquierdo contiene información de antecedentes.
Hojas de datos adicionales sobre el tema o su organización
Una biografía del orador principal, posiblemente acompañada de una fotografía
Una lista de simpatizantes y miembros del directorio de su organización
Copias de comunicados de prensa o artículos de interés anteriores que muestren lo mejor de la cobertura de los medios anterior sobre su grupo o tem
Tome nota de que también puede ser útil incluir una sección de medios en el sitio web de su organización que incluya esta información.